Wer in Deutschland mit Laser, IPL, Ultraschall, Radiofrequenz oder EMS am Menschen arbeitet, muss jede Kundin vor der Behandlung beraten und aufklären, das Gespräch in einem Beratungsprotokoll festhalten und sich das Einverständnis geben lassen. So steht es in § 3 der NiSV. Klingt nach Papierkram? Ist es auch. Aber gut gemacht ist dieses Gespräch der Moment, in dem eine Kundin merkt, dass sie bei Dir in Profihänden ist. Hier steht, was genau hinein muss, wer es führt, wann Du Nein sagen musst und wie Du es so dokumentierst, dass es auch bei einer Kontrolle hält.

Kurz gesagt

• Aufklären muss die Person, die das Gerät bedient, und zwar vor der Anwendung. Die Inhaberin muss sicherstellen, dass das im Studio auch passiert.
• Pflichtinhalte sind Anwendung und Wirkung, Risiken und Nebenwirkungen, Alternativen mit deren Risiken, der individuelle Behandlungsplan mit Gerät, die Grundlage für Deine Geräteeinstellungen und die Frage, ob vorher eine fachärztliche Abklärung nötig ist.
• Beratungsprotokoll und Einverständniserklärung bleiben 10 Jahre im Studio, die Betriebsdokumentation des Geräts bis 3 Jahre nach seiner letzten Nutzung.
• Liegt eine Kontraindikation vor, wird nicht behandelt. Punkt.
• Fehlende Aufklärung ist kein Formfehler, sondern eine Ordnungswidrigkeit und im Schadensfall Dein größtes Haftungsproblem.

Inhaltsverzeichnis

• Was die NiSV unter Aufklärung versteht
• Die Pflichtinhalte im Aufklärungsgespräch
• Wer aufklärt und wann
• Kontraindikationen: Wann Du Nein sagen musst
• Beratungsprotokoll und Einverständnis richtig dokumentieren
• Was passiert, wenn Aufklärung oder Protokoll fehlen
• Unsere Sicht: Aufklärung ist Handwerk
• Fachkunde, die man im Gespräch hört
• Häufige Fragen
• Quellen

Was die NiSV unter Aufklärung versteht

Die NiSV, ausgeschrieben die Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung bei der Anwendung am Menschen, regelt nicht nur, wer welches Gerät bedienen darf. Sie legt in § 3 auch fest, wie ein Studio arbeiten muss: Gerätesicherheit, Beratung und Aufklärung, Schutz vor Nebenwirkungen, Dokumentation und Anzeige. Das Bundesamt für Strahlenschutz fasst diese Anforderungen als Betreiberpflichten zusammen. Die Aufklärung ist also ein Baustein in einem ganzen System, kein Zettel, den man der Kundin am Empfang in die Hand drückt.

Seit dem 1. Januar 2024 brauchst Du für NiSV-Behandlungen ein Beratungsprotokoll, auf dessen Grundlage die Kundin einwilligt. Wenn Du Dir erst einmal einen Überblick über die ganze Verordnung verschaffen willst, lies unseren Guide zur NiSV für Kosmetikerinnen. Hier bleiben wir beim Gespräch selbst.

Ein Punkt, der gern übersehen wird: Aufklärung ist nicht dasselbe wie Beratung. Beratung heißt, Du hörst zu, was die Kundin will, und schaust, ob es zu ihrer Haut passt. Aufklärung heißt, Du sagst ihr ehrlich, was die Behandlung macht, was schiefgehen kann und was es sonst noch gäbe. Die NiSV verlangt beides.

Die Pflichtinhalte im Aufklärungsgespräch

§ 3 NiSV zählt sehr genau auf, worüber Du informieren musst. Ich habe die Punkte in die Sprache übersetzt, in der man sie im Studio wirklich bespricht, am Beispiel einer IPL-Haarentfernung an den Unterschenkeln:

Die Spalte, an der ich die Qualität eines Studios erkenne? Die fünfte. Wer sauber notiert, warum er mit welcher Energiedichte startet (bei IPL in J/cm²), welcher Hauttyp vorliegt und ob die Kundin gerade aus dem Urlaub kommt, hat nicht nur ein besseres Protokoll. Diese Kollegin behandelt auch besser. Denn die Parameterwahl ist keine Bauchsache, sondern folgt aus dem, was Du im Gespräch erfragst.

Und die Alternativen? Viele Kolleginnen haben Bauchschmerzen dabei, der Kundin andere Methoden zu nennen. Unnötig. Eine Kundin, die weiß, dass sie die Wahl hatte, entscheidet sich bewusster, und genau das soll das Protokoll ja belegen: eine informierte Entscheidung.

Für die Haarentfernung mit Licht haben wir die Besonderheiten eigens aufgeschrieben: NiSV-Pflicht bei IPL-Haarentfernung und NiSV-Fachkunde für Laser-Haarentfernung.

Wer aufklärt und wann

Die Verordnung trennt hier zwei Rollen, und das ist im Alltag wichtiger, als es klingt.

Die anwendende Person führt das Gespräch, und zwar vor der Anwendung. Also diejenige, die gleich das Handstück hält. Nicht die Rezeption, nicht die Chefin, die zufällig gerade Zeit hat, und auch kein Formular, das die Kundin allein im Wartebereich ausfüllt.

Der Betreiber, meist die Studioinhaberin, muss sicherstellen, dass beraten und aufgeklärt wird. Sie haftet also für die Abläufe, auch wenn sie selbst gar nicht behandelt.

Ein typisches Szenario: Eine Mitarbeiterin fällt aus, eine Kollegin springt ein und übernimmt eine Stammkundin, die schon drei Sitzungen hinter sich hat. Muss sie neu aufklären? Sie sollte zumindest prüfen, ob sich etwas verändert hat (neue Medikamente, Schwangerschaft, frische Bräune) und das dokumentieren. Ein Protokoll aus dem Frühjahr deckt keine Kundin ab, die inzwischen ein neues Medikament nimmt.

Wann genau vor der Behandlung? Die NiSV schreibt keine feste Bedenkzeit vor. Mein Rat aus der Praxis: Führ das Aufklärungsgespräch bei der ersten Behandlung nicht in den fünf Minuten vor dem Termin, sondern plane eine eigene Beratung oder zumindest genug Puffer ein. Eine Kundin, die unter Zeitdruck unterschreibt, hat sich nicht wirklich entschieden, und das merkt man spätestens dann, wenn es Ärger gibt.

Was übrigens auch vor jeder Anwendung dazugehört, nur nicht im Gespräch mit der Kundin: Die anwendende Person muss prüfen, ob das Gerät für genau diese Anwendung geeignet ist, und vor jeder Anwendung den Zustand und die Funktionsfähigkeit der Anlage kontrollieren.

Kontraindikationen: Wann Du Nein sagen musst

Hier wird es ernst. Die Erläuterungen der Stadt Hannover sind eindeutig: Bei Kontraindikationen wie Schwangerschaft, Hauterkrankungen oder Metallimplantaten darf keine Anwendung erfolgen. Das ist kein „lieber nicht“, das ist ein Nein.

Welche Gegenanzeigen für Dein Gerät konkret gelten, steht zusätzlich in der Gebrauchsanweisung des Herstellers. Die gehört in Deinen Anamnesebogen, und zwar gerätebezogen: Ein Ultraschallgerät hat andere Gegenanzeigen als ein Diodenlaser.

So gehst Du vor, wenn im Gespräch etwas auffällt:

1. Behandlung nicht beginnen. Auch nicht „nur eine Testzone“.
2. Der Kundin erklären, warum. Ruhig, sachlich, ohne Diagnose. Du bist Kosmetikerin, keine Ärztin, und Du sagst ihr auch nicht, was sie hat.
3. Fachärztliche Abklärung empfehlen, wenn sie in Frage kommt, etwa bei einem auffälligen Muttermal oder einer unklaren Hautveränderung im Behandlungsareal: Dann gehört die Kundin zur Hautärztin oder zum Hautarzt. Die NiSV nennt diese mögliche Abklärung ausdrücklich als Teil der Aufklärung.
4. Alles dokumentieren: welche Kontraindikation, was Du empfohlen hast, dass nicht behandelt wurde.
5. Später neu bewerten. Ist die Ursache weg (etwa nach Schwangerschaft und Stillzeit oder nach ärztlicher Freigabe), führst Du ein neues Gespräch und ein neues Protokoll.

Ehrlich gesagt: Das Nein ist der Teil, der Kolleginnen am schwersten fällt. Der Termin ist gebucht, die Kundin hat sich gefreut, der Umsatz ist eingeplant. Aber eine verschobene Behandlung kostet Dich einen Termin, eine Pigmentstörung kostet Dich eine Kundin und womöglich mehr.

Wenn die Kundin nicht einwilligt

Auch das kommt vor. Eine Kundin hört die Nebenwirkungen und bekommt kalte Füße, oder sie will das Protokoll nicht unterschreiben. Die Regel ist einfach: Die Kundin muss sich auf Grundlage des Beratungsprotokolls mit der Durchführung einverstanden erklären. Ohne Einverständnis keine Behandlung. Halte im Protokoll fest, dass aufgeklärt wurde und die Kundin abgelehnt hat. Das schützt Dich, falls später jemand behauptet, man habe ihr etwas verschwiegen.

Beratungsprotokoll und Einverständnis richtig dokumentieren

Das Protokoll ist der Beweis, dass das Gespräch stattgefunden hat. Alles, was nicht drinsteht, ist im Zweifel nicht passiert. Für eine saubere Dokumentation brauchst Du:

• Kundendaten und Datum des Gesprächs
• Name der anwendenden Person, die aufgeklärt hat
• Alle Pflichtinhalte aus der Tabelle oben, nicht als Häkchenliste allein, sondern mit den individuellen Angaben (Hauttyp, gewählte Parameter, Gerät)
• Abgefragte Kontraindikationen und die Antworten der Kundin
• Empfehlung zur fachärztlichen Abklärung, falls ausgesprochen
• Einverständniserklärung mit Unterschrift der Kundin

Beratungsprotokoll und Einverständniserklärung musst Du im Betrieb vorrätig halten und ab dem Tag der Dokumentation 10 Jahre aufbewahren. Zehn Jahre! Wer heute ein Studio eröffnet, sollte also gleich überlegen, wo diese Unterlagen in zehn Jahren noch sicher, lesbar und datenschutzkonform liegen.

Davon getrennt läuft die Betriebsdokumentation fürs Gerät: Geräte-Identifikation, Nachweise über Installation, Einweisung und Wartung, Störungen und Bedienfehler. Sie wird bis 3 Jahre nach der letzten Nutzung der Anlage aufbewahrt. Wie Du beides praktisch aufbaust, zeigen wir in unseren Beiträgen zur NiSV-Dokumentationspflicht und zur Gerätedokumentation nach NiSV.

Ein Fehler, der sich schnell einschleicht: Die Protokolle sind da, aber alle identisch. Gleicher Text, gleiche Parameter, nur der Name wechselt. Das ist kein individueller Behandlungsplan, und genau den verlangt die Verordnung.

Was passiert, wenn Aufklärung oder Protokoll fehlen

Zwei Ebenen, beide unangenehm.

Die Behörde. Wer gegen die Pflichten aus der Verordnung verstößt, handelt nach § 8 NiSG ordnungswidrig. Zuständig sind die Landesbehörden, in Hamburg etwa die Behörde für Justiz und Verbraucherschutz. Dass Bußgelder tatsächlich verhängt werden, zeigt ein Fall, in dem eine Kosmetikerin 400 Euro zahlen musste.

Der Schadensfall. Das ist die größere Gefahr. Die Handwerkskammer Düsseldorf betont, dass die Dokumentation nicht nur für Kontrollen zählt, sondern auch für die eigene Absicherung im Haftungs- und Versicherungsfall. Stell Dir vor, eine Kundin bekommt nach einer Radiofrequenz-Behandlung eine Verbrennung und sagt, niemand habe sie auf das Risiko hingewiesen. Ohne Protokoll steht Dein Wort gegen ihres. Mit Protokoll zeigst Du schwarz auf weiß, was besprochen wurde. Klär am besten auch mit Deiner Berufshaftpflicht, welche Nachweise sie im Schadensfall von Dir erwartet.

Unsere Sicht: Aufklärung ist Handwerk

Ich führe seit 30 Jahren einen Kosmetik-Familienbetrieb, und ich sage es ganz offen: Als die NiSV kam, war ich auch genervt. Noch ein Formular, noch eine Schulung. Heute sehe ich das anders.

Ein gutes Aufklärungsgespräch kann man nicht auswendig lernen. Du musst verstehen, was Licht, Ultraschall oder Radiofrequenz in der Haut machen, sonst kannst Du weder Risiken erklären noch begründen, warum Du ein Gerät so und nicht anders einstellst. Genau das ist der Grund, warum die NiSV die Fachkunde und die Aufklärung zusammen denkt.

Deshalb setzen wir in unseren NiSV-Fachkundeschulungen nicht nur auf Gerätebedienung, sondern auf das Verständnis dahinter: Hautgrundlagen, Wirkung, Risiken, Kontraindikationen. Viele unserer Kurse sind hybrid: Die Theorie lernst Du flexibel online, die Praxis machst Du bei uns in Berlin am Gerät. Wer das einmal wirklich verstanden hat, führt das Gespräch mit der Kundin entspannt und überzeugend, und die Kundin spürt das.

Mein Fazit nach drei Jahrzehnten am Behandlungsstuhl? Das Protokoll schützt Dich. Das Wissen dahinter macht Dich gut.

Selin Arowolo

Fachkunde, die man im Gespräch hört

Die Aufklärungspflicht setzt voraus, dass Du weißt, wovon Du sprichst. Genau dafür ist die NiSV-Fachkunde da, und als offiziell zugelassener NiSV-Schulungsanbieter bieten wir Dir die Module einzeln oder kombiniert an, mit Online-Theorie und Praxis in Präsenz.

Unsere NiSV-Module im Überblick:

• Grundlagen der Haut: 1.200 €
• Ultraschall: 990 €
• EMF (Radiofrequenz): 990 €
• EMF (Stimulation): 850 €
• Optische Strahlung: 2.300 €
• Laserexpertin: 3.200 €

Du willst Fachkosmetik und NiSV in einem Paket? Dann schau Dir Fachkosmetik Intensiv + NiSV für 5.490 € an. Welche Bausteine Du für Deine Geräte wirklich brauchst, erklären wir in NiSV-Fachkunde-Module im Überblick. Als AZAV-zertifizierter Bildungsträger können unsere Kurse über einen Bildungsgutschein förderfähig sein, und bei der Antragstellung unterstützen wir Dich. Alle Termine und Details findest Du bei unseren NiSV-Schulungen für den Fachkundenachweis.

Quellen

• Bundesamt für Strahlenschutz: Die NiSV
• Landeshauptstadt Hannover: Erläuterungen zur NiSV
• Hamburg: Nichtionisierende Strahlung im nichtmedizinischen Bereich
• § 8 NiSG, Bußgeldvorschriften
• Handwerkskammer Düsseldorf: Strahlenschutz-Verordnung NiSV
• DRM Legal: Fachbeiträge zur NiSV

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