Du brauchst ein Gerätebuch mit Installations-, Wartungs- und Störungsnachweisen, das drei Jahre ab letzter Nutzung aufbewahrt wird, und ein Beratungsprotokoll mit Einwilligung, das zehn Jahre im Betrieb bleibt. Grundlage ist §3 der NiSV. Fachkunde und die zuständige Landesbehörde kommen noch dazu, dazu gleich mehr.

Kurz gesagt:

• Für jede Anlage braucht es ein eigenes Gerätebuch mit Seriennummer, Installationsnachweis, Einweisungsdatum, Prüfergebnissen, Wartungen und dokumentierten Störungen samt Folgen und Maßnahmen.
• Das Beratungsprotokoll hält Risiken, Wirkungen, Alternativen, Behandlungsplan und abgefragte Gegenanzeigen fest; ohne Unterschrift der Kundin lässt sich ihre Einwilligung kaum belegen.
• Das Gerätebuch bleibt ab der letzten Nutzung drei Jahre erhalten; Beratungsprotokolle und Einwilligungen sind ab dem Dokumentationstag zehn Jahre aufzubewahren und am Jahresende nach Fristablauf zu löschen.
• Seit 2026 benötigen Behandelnde ein Fachkundezertifikat einer Konformitätsbewertungsstelle; die Anzeige geht an die zuständige Landesbehörde, die vor der ersten Inbetriebnahme zu ermitteln ist.
• Der Studiobetreiber bleibt verantwortlich, auch wenn Mitarbeiter die Einträge führen; neue Mitarbeiter brauchen vor selbstständigen Behandlungen eine dokumentierte Geräteeinweisung und einen Fachkundenachweis.

Inhaltsverzeichnis

• Pflichtinhalte der Anlagendokumentation nach §3 NiSV
• Beratungsprotokoll, Einwilligung und Nachweis gegenüber Behörden
• Fristen, Löschung und elektronische Speicherung verständlich erklärt
• Anzeigepflicht, zuständige Behörden und Ablauf einer Prüfung
• Umsetzungsschritte: Checkliste für den Studioalltag
• Praxiswissen: Fachkundeschulungen als Grundlage für saubere Dokumentation
• Verantwortlichkeiten und Pflichten der Betreiber bezüglich der Dokumentationspflicht
• Handhabung bei Betriebsstättenwechsel oder Gerätewechsel
• Persönliche Einschätzung: Prioritäten und typische Fehler
• Unsere NiSV-Fachkundeschulung und passende Dokumentationsvorlagen
• FAQ
• Quellen

Pflichtinhalte der Anlagendokumentation nach §3 NiSV

Das Gerätebuch ist kein Bürokratie-Anhängsel, das man einmal ausfüllt und dann vergisst. Es ist dein Nachweis, dass eine Anlage korrekt installiert, bedient und gewartet wurde, und genau danach fragt die Aufsicht bei einer Kontrolle zuerst.

Laut NiSV muss die Dokumentation mindestens folgende Punkte enthalten:

• Identifikation der Anlage: Gerätetyp, Seriennummer, Hersteller
• Installationsnachweis: wann, von wem, mit welchem Ergebnis
• Einweisung der anwendenden Person: Datum und Umfang der Schulung
• Kontrollen und Inspektionen: Datum plus Ergebnis jeder Prüfung
• Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen: Datum und verantwortliche Person
• Funktionsstörungen: Datum, Art der Störung, Folgen, ergriffene Maßnahmen

Ein Eintrag könnte so aussehen: „Datum, Gerätetyp, Seriennummer, Wartungsperson, durchgeführte Maßnahmen, Zustand nach Wartung.“ Simpel, aber vollständig. Genau diese Vollständigkeit fehlt in der Praxis am häufigsten.

Profi-Tipp: Lege für jede Anlage ein eigenes Blatt oder eine eigene digitale Karte an, nicht ein Sammelprotokoll für alle Geräte, sonst wird die Zuordnung bei einer Prüfung mühsam.

Eine praktische Vorlage und weitere Beispiele dazu findest du in unserem Leitfaden zur Gerätedokumentation nach NiSV.

Beratungsprotokoll, Einwilligung und Nachweis gegenüber Behörden

Das Beratungsgespräch vor einer apparativen Behandlung ist der zweite Pflichtteil, und er wird gern unterschätzt. Dabei ist er für Haftungsfragen oft wichtiger als das Gerätebuch selbst.

Dokumentiert werden müssen:

1. Die erklärten Wirkungen und möglichen Risiken der Behandlung
2. Alternativen, die mit der Kundin besprochen wurden
3. Der individuelle Behandlungsplan samt geplanter Anzahl der Sitzungen
4. Abgefragte Kontraindikationen, also Ausschlusskriterien wie Schwangerschaft oder bestimmte Vorerkrankungen
5. Unterschrift der Kundin als Einwilligungsnachweis

Ohne Unterschrift ist die beste Beratung im Zweifel nicht belegbar. Das klingt banal, kostet aber in der Praxis am meisten Nerven, wenn eine Kundin sich später beschwert und das Protokoll lückenhaft ist.

Zur Fachkunde selbst: Nach der Fachkunderichtlinie erfolgt der Nachweis über ein Zertifikat einer Konformitätsbewertungsstelle nach §4a NiSV. Übergangsregelungen ließen bis Ende 2025 auch Schulungsnachweise zu, seit 2026 braucht es das Zertifikat. Wer hier noch offene Fragen hat, findet Grundlagen in unserem Beitrag Was ist NiSV?.

Fristen, Löschung und elektronische Speicherung verständlich erklärt

Zwei Fristen, zwei völlig unterschiedliche Zeithorizonte, und genau das verwechseln viele Studios:

• Anlagendokumentation (Gerätebuch): drei Jahre ab letzter Nutzung der Anlage
• Beratungsprotokoll und Einwilligung: zehn Jahre ab dem Tag der Dokumentation
• Am Ende des Jahres, in dem die jeweilige Frist abläuft, müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden
• Bei elektronischer Speicherung ist automatisiertes Löschen ausdrücklich erwünscht

Ein Beispiel: Ein Beratungsprotokoll vom 15. Januar 2026 muss bis zum 15. Januar 2036 aufbewahrt und dann zum Jahresende 2036 gelöscht werden. Wer mit einer digitalen Praxissoftware arbeitet, kann diesen Workflow als Regel hinterlegen, statt jedes Jahr händisch Akten durchzugehen. Papierordner brauchen dafür eine feste Wiedervorlage im Kalender, sonst verschwindet die Frist im Alltag.

Anzeigepflicht, zuständige Behörden und Ablauf einer Prüfung

Die Anzeige nach §3 NiSV geht an die zuständige Landesbehörde, meist das Gesundheitsamt oder die Gewerbeaufsichtsbehörde vor Ort. Der Vollzug der NiSV liegt bei den Bundesländern, es gibt also keine einheitliche Bundesstelle, die du anschreibst. Frag im Zweifel früh bei deiner örtlichen Behörde nach, bevor du überhaupt die erste Anlage in Betrieb nimmst.

Bei einer Prüfung wollen die Kontrolleure in der Regel sehen:

• Das vollständige Gerätebuch für jede apparative Anlage im Studio
• Die Beratungsprotokolle mit Unterschrift der letzten Kundinnen
• Die Fachkundezertifikate der behandelnden Personen
• Belege über regelmäßige Wartung und Instandhaltung

Wer diese vier Unterlagen griffbereit hat, egal ob digital oder als Ordner, kommt entspannt durch die Kontrolle. Wer sie erst zusammensuchen muss, macht sich verdächtig, selbst wenn inhaltlich alles stimmt.

Umsetzungsschritte: Checkliste für den Studioalltag

So gehst du es praktisch an, ohne dich zu verzetteln:

1. Inventarisiere alle apparativen Geräte im Studio mit Typ, Seriennummer und Kaufdatum
2. Lege für jedes Gerät ein eigenes Gerätebuch an, digital oder auf Papier
3. Erstelle einen standardisierten Beratungsbogen mit Unterschriftenfeld
4. Lege feste Wartungsintervalle fest und benenne eine verantwortliche Person dafür
5. Richte einen festen Prozess für Störungsmeldungen ein, inklusive Foto-Dokumentation

Digital hat hier einen klaren Vorteil: automatische Löschfunktionen, keine verlorenen Zettel, schnelle Auffindbarkeit bei Kontrollen. Papier funktioniert auch, braucht aber Disziplin und einen festen Ablageort, den jede Mitarbeiterin kennt.

Profi-Tipp: Eine Vorlage reicht nur, wenn sie Pflichtfelder erzwingt, also Seriennummer, Datum und Unterschrift nicht optional lässt, sonst wird sie irgendwann lückenhaft ausgefüllt.

Mehr konkrete To-dos findest du in unserem Beitrag NiSV-Pflicht Kosmetikstudio: Was Sie jetzt tun müssen.

Praxiswissen: Fachkundeschulungen als Grundlage für saubere Dokumentation

Eine korrekte Dokumentation setzt voraus, dass man weiß, was man dokumentiert, und genau da hakt es oft. Wir bieten NiSV-Fachkundeschulungen im Hybridformat an, also Online-Theorie kombiniert mit Praxis vor Ort.

Was dabei konkret hilft:

• Die Schulung vermittelt, welche Angaben in Gerätebuch und Beratungsprotokoll gehören, nicht nur abstrakt, sondern an echten Gerätebeispielen
• Als AZAV-zertifizierter Bildungsträger sind Kurse unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig
• Die Akademie ist TÜV-zertifiziert und als zugelassene Landesschule des Bundesverbands für Kosmetik und Fußpflege anerkannt

Die Kombination aus Fachkunde und praxisnahen Vorlagen macht den Unterschied zwischen einer Akte, die bei Kontrollen Fragen aufwirft, und einer, die einfach durchgeht.

Verantwortlichkeiten und Pflichten der Betreiber bezüglich der Dokumentationspflicht

Die Verantwortung liegt eindeutig bei der Betreiberin oder dem Betreiber des Studios, nicht bei der einzelnen Kosmetikerin, die das Gerät bedient. Das heißt: Wer das Studio führt, muss sicherstellen, dass jede Anlage ein vollständiges Gerätebuch hat, jede Mitarbeiterin die nötige Fachkunde besitzt und jedes Beratungsgespräch dokumentiert wird. Delegieren kann man die Ausführung, die Haftung bleibt oben.

In der Praxis bedeutet das: Eine Betreiberin, die mehrere Räume und mehrere Mitarbeiterinnen hat, sollte eine Person intern benennen, die für die Pflege der Gerätebücher zuständig ist, und diese Zuständigkeit schriftlich festhalten. Sonst passiert genau das, was in vielen Studios tatsächlich passiert: Jede denkt, die andere trägt nach, und am Ende trägt niemand nach.

Auch bei neuen Mitarbeiterinnen gilt: Die Einweisung in die Geräte muss dokumentiert sein, bevor diese Person selbstständig behandelt. Fehlt dieser Nachweis, ist im Zweifel die ganze Behandlungskette angreifbar, selbst wenn die Mitarbeiterin fachlich qualifiziert ist. Wer freie Mitarbeiterinnen oder Vertretungen einsetzt, sollte das Gleiche verlangen wie von Festangestellten: Fachkundezertifikat vorlegen, Einweisung dokumentieren, fertig.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Auch die Betreiberin selbst, wenn sie behandelt, braucht die Fachkunde und muss ihre eigenen Einträge genauso sauber führen wie die ihrer Mitarbeiterinnen. Eigenverantwortung schützt nicht vor der Dokumentationspflicht.

Handhabung bei Betriebsstättenwechsel oder Gerätewechsel

Zieht ein Studio um oder wird eine Anlage verkauft, ausgetauscht oder verschrottet, bleibt die Dokumentationspflicht bestehen, sie wandert nur mit. Das Gerätebuch gehört zur Anlage, nicht zum Standort. Wer ein Gerät verkauft, sollte die bisherige Dokumentation der neuen Betreiberin übergeben, schon damit Wartungshistorie und Störungsmeldungen nicht verloren gehen.

Bei einem Betriebsstättenwechsel, also wenn das Studio in neue Räume zieht, die Geräte aber gleich bleiben, läuft die Aufbewahrungsfrist unverändert weiter. Die Dokumentation zieht einfach mit um, es entsteht keine neue Frist und auch keine Lücke. Wichtig ist nur, dass die Unterlagen bei der neuen Adresse genauso griffbereit sind wie vorher, falls eine Kontrolle ansteht.

Schwieriger wird es, wenn eine Anlage komplett außer Betrieb genommen wird. Ab dem Zeitpunkt der letzten Nutzung beginnt die dreijährige Aufbewahrungsfrist für das Gerätebuch zu laufen, danach darf gelöscht werden. Wer eine Anlage ersetzt, etwa ein altes Radiofrequenzgerät gegen ein neueres Modell, braucht für das neue Gerät ein komplett neues Gerätebuch mit eigenem Installationsnachweis. Die alte Dokumentation wird nicht einfach weitergeführt, sie läuft separat aus.

Persönliche Einschätzung: Prioritäten und typische Fehler

Was ich in Beratungsgesprächen am häufigsten sehe: Gerätebücher mit Seriennummern, die fehlen oder falsch abgeschrieben wurden. Klingt klein, ist aber bei einer Prüfung der erste Stolperstein. Genauso häufig: Störungen, die mündlich „geregelt“ wurden, aber nie im Buch stehen.

Meine Reihenfolge wäre immer: erst das Gerätebuch wasserdicht machen, dann den Beratungsbogen, dann erst über Automatisierung nachdenken. Software löst kein Problem, das aus unklaren Zuständigkeiten entsteht. Was wirklich extern geklärt werden muss, ist die Fachkunde, die holt man sich nicht nebenbei.

— Selin Arowolo

Unsere NiSV-Fachkundeschulung und passende Dokumentationsvorlagen

Seit 30 Jahren begleiten wir als Familienbetrieb Kosmetikfachkräfte durch genau solche Pflichtthemen, und bei der NiSV sehen wir in Beratungen immer wieder dieselben Lücken. Unser NiSV-Kompaktkurs vermittelt die Fachkunde praxisnah, mit Gerätebuchvorlage und Beratungsbogen als festem Bestandteil, nicht als Extra.

Wer die Fachkunde bereits hat und nur aktualisieren muss, findet unsere NiSV-Aktualisierungskurse passend dazu. Alle NiSV-Kurse, inklusive Preisübersicht, stehen auf unserer Kursseite für NiSV-Schulungen bereit.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.

Quellen

• NiSV – Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung bei der Anwendung am Menschen
• § 3 NiSV – Dokumentationspflichten (Auszug)

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